Cómo funciona un Software POS punto de Venta

En este artículo vamos a tratar de manera general, cómo funciona un software POS para puntos de venta, considerando los pasos que llevan a cabo los clientes, los cajeros y el software POS en sí. Usaremos algunas ventanas de Vendiendo.co Sistema POS para ilustrar cada paso.

El proceso de facturación en el punto de venta se ejecuta en el sistema POS en la siguiente secuencia de eventos:

1- Nuestro cliente se acerca a la caja para efectuar el pago de los productos o servicios adquiridos.

Cliente en el punto de Venta
Cliente en el punto de Venta

2- El personal de caja abre la ventana de facturación del software POS para llenar los productos o servicios adquirido por el cliente.

Facturación en lista Software POS
Facturación en lista

Facturación táctil - Software POS
Facturación táctil

3- El cajero puede solicitarle al cliente su nombre o identificación para registrar la factura a su nombre, con el fin de acumular puntos por compras, para promociones o para generar una factura electrónica por ejemplo, entre otras acciones posibles.

Registro de los datos del cliente (opcional) - Software POS como funciona
Registro de los datos del cliente (opcional)

4- El personal de caja introduce cada uno de los productos y su cantidad en la factura, ya sea de forma manual, o por medio de la lectura del código de barras.

Introducción de los productos - cómo funciona software pos
Introducción de los productos

5- Una vez terminada la introducción de todos los productos o servicios, el software POS deberá entregar el valor total a pagar, considerando las promociones, los diferentes impuestos y/o descuentos aplicados.

Valor Total a Pagar - cómo funciona software pos
Valor Total a Pagar

6- Ahora el cliente se dispone a realizar el pago de sus productos o servicios, escogiendo la forma en la que va a pagar, ya sea en efectivo, tarjetas de crédito, debito, puntos promocionales, o crédito directo.

Selección de las formas de pago - cómo funciona software pos
Selección de las formas de pago

7- El personal en caja ahora discrimina cada una de las formas de pago en el software POS, sin olvidar adjuntar los comprobantes de cada transacción, para luego cotejarlas en el cierre de caja diaria.

Cierre de Caja Diario Software POS
Cierre de Caja Diario software POS

8- En seguida el software POS crea una factura POS con todos sus requerimientos básicos de ley, dependiendo del régimen tributario del establecimiento comercial. El software POS registra internamente la factura para su posterior consulta e informes.

Generación de la factura POS - como funciona software POS
Generación de la factura POS

9- El personal de caja manda a imprimir la factura en la impresora POS, abriéndose automáticamente el cajón monedero, para guardar el efectivo y/o los demás comprobantes de pago, y también para devolver el cambio del pago en efectivo realizado si se require.

Apertura del cajón monedero
Apertura del cajón monedero

10- Internamente el software POS debe realizar las acciones necesarias, para descontar del inventario la cantidad de productos vendidos, alertando según el caso, los productos con bajas existencias. Todos estos movimientos se deben ver reflejados en los reportes de inventarios del software POS.

Afectación del Inventario - como funciona software pos
Afectación del Inventario

11- En este punto termina el uso del software POS en el punto de venta para el cliente actual, preparándose para facturar al siguiente cliente.


Por otro lado se pueden presentar casos especiales donde la compra es a crédito directo, por lo que no hay recepción de ningún pago, creándose una cuenta por cobrar para dicho cliente. También dependiendo del negocio, como por ejemplo los restaurantes, existe una variante por el manejo de mesas (ordenes de pedido abiertas) y comandas a la cocina.

Cuando consideramos el uso de programas para la automatización de la facturación, es valioso tener claro cómo funciona un software POS en el punto de venta, para instruir al personal en caja de cada paso del proceso, y así evitar errores posteriores reflejados en los reportes o cierres de caja.

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Vendiendo.co software POS en la nube
Vendiendo.co software POS en la nube

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