Tips para Administrar un negocio pequeño o mediano

En la medida en que un comercio empieza a crecer, se hace evidente que el desorden en el manejo de varios aspectos comerciales y operativos puede llevar al fracaso del negocio. Por eso en este artículo vamos a comentar sobre algunos tips básicos para administrar un negocio pequeño.


Recomendaciones para administrar un negocio


Administrar un negocio pequeño
Administrar un negocio pequeño

Te invitamos a seguir leyendo las siguientes líneas, donde ponemos a tu consideración algunos consejos para administrar un negocio pequeño:


Sistematizar la operación del negocio


Una primera recomendación consiste en realizar una sistematización de las operaciones del negocio, porque llevar la información de manera manual no permite tener los datos a la mano, no se pueden obtener cifras consolidadas de la operación comercial, de los inventarios, de los resultados financieros, etc. que permitan tomar acciones rápidas y acertadas en el negocio.

Se puede iniciar haciendo uso de libros de excel que permitan llevar las principales operaciones del negocio, tales como las ventas, las compras, el inventario y otros gastos.

Sin embargo, este modo no permite tener los datos relacionados, por lo que los informes se vuelven complicados de consolidar, por eso es recomendable usar un software POS como Vendiendo.co, el cual permite llevar toda esta información de manera estructurada, con el fin de producir informes rápidos, confiables y en tiempo real.



Administrar el inventario


Mantener el inventario al día es generalmente un dolor de cabeza, debido a que hay muchos movimientos de entrada y salida, que si no se controlan adecuadamente, no permiten tener claridad sobre la mercancía que realmente está disponible en el negocio.

Es por eso que para mantener al día las existencias del inventario, se deben registrar y actualizar:

  • Los artículos que ingresan de las compras que se realizan a los distintos proveedores.
  • Los ingresos de mercancías que pueden provenir de otras transacciones, por cambios, por devoluciones o por movimientos entre tiendas (remisiones de entrada).
  • Los diferentes artículos que salen cuando se facturan en las ventas.
  • La mercancía que sale de una tienda a otra, en préstamo, por deterioro, vencimiento, etc. es decir, todo aquello que sale de la tienda que no es facturado (remisiones de salida).

Por otro lado se debe saber qué comprar y que no, para eso es importante tener informes con cifras que permitan no sólo identificar los artículos que más se venden, sino también aquellos que más rotan, los que dan mejor utilidad, los básicos que atraen clientes al negocio. Esta información permite identificar los tipos y cantidades de artículos que se deben comprar.

Para la administración del inventario, también es básico tener alertas de bajos niveles de existencia de las mercancías. De este modo, podremos conocer con tiempo qué artículos se están deshabasteciendo para realizar las respectivas compras, y así evitar perder ventas por falta de mercancías.

También se debe considerar para el inventario el manejo de los costos de los productos que se van comprando a los proveedores, porque esos costos pueden variar de un proveedor a otro, o de un mes a otro, y terminar siendo mezclados en un mismo inventario. Este manejo de este historial de costos, que se traduce en un kardex de inventario, nos permite conocer el costo de cada producto, según lo que se haya ido comprando. También podemos conocer así el costo total de toda la mercancía que tenemos en el inventario.

Ahora bien, si en el comercio se fabrican o combinan productos como combos, también es importante para administrar un negocio pequeño llevar el inventario de las materias primas. De este modo podemos calcular lo que necesitamos para fabricar nuestros productos, sus costos, y su descuento respectivo de las existencias en el momento de las ventas o salidas por remisiones.

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Un tip adicional para manejar el inventario es hacer uso de los códigos de barras que ya tienen la mayoría de productos, que pueden ser usados para registrar con mayor agilidad tanto las entradas como las salidas de mercancías.


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Administrar las ventas


Las ventas son los ingresos de los negocios, por lo que administrarlas correctamente es un asunto primordial.

Por esa razón podemos tomar en consideración los siguientes aspectos con relación a las ventas, para administrar un negocio pequeño:

  • Registrar todas las ventas realizadas en el día, con la descripción de los productos, cantidades, los valores por producto, los impuestos, el valor total de la venta, las formas de pago (incluyendo lo que se fía) y/o los descuentos.
  • Si el negocio debe emitir facturas bajo toda la normativa legal, debe tener una forma de recibir alertas cuando las resoluciones de facturación se están venciendo, o los rangos de numeración se están acabando.
  • Si el negocio recibe diferentes formas de pago, se debe relacionar por cada venta, el discriminado de las formas de pago usadas, con sus respectivos comprobantes de transacción.
  • Si se fía en el comercio, también se debe realizar un registro de dicha venta, junto con el nombre de la persona que fía, el plazo para pagar dicha cuenta, y/o sus cuotas de pago. Estas cuentas deben estar a la mano para ser cobradas en el momento oportuno, para evitar que puedan afectar en algún momento el flujo de caja del negocio.
  • También se deben registrar las salidas de la caja, que no sean devoluciones de efectivo durante las compras (las vueltas o regresos), como por ejemplo lo que se saca para pagar a un proveedor,  un servicio público,  etc.
  • En el momento de las ventas lo ideal es que las existencias de los productos se vayan decrementando, para tener siempre claridad de lo que hay o no hay en inventario.
  • Es recomendable hacer un arqueo o cierre de caja diario, con el fin de tener un control del flujo de efectivo, como también del dinero que debe entrar en las cuentas bancarias fruto de ventas con tarjetas débido o crédito. Este cierre de caja permite detectar cualquier variación a favor o en contra, que puede ser corregido inmediatamente, antes de que con el tiempo se vuelva una situación de gran pérdida.
  • Es importante entonces contar con informes de las ventas semanales o mensuales, donde no sólo estén presentes los ingresos, sino también la utilidad bruta, los costos de los productos, junto con los demás costos y gastos del negocio, con el fin de obtener un balance rápido donde se pueda visualizar la utilidad neta del comercio. Sería ideal que estos reportes sean obtenidos en tiempo real, para tomar decisiones inmediatas frente a cualquier tipo de coyuntura que esté afectando a las ventas.
  • Los informes de ventas, junto con los informes de las compras y demás transacciones del negocio, deben ser los insumos de entrada para la presentación de impuestos a que hayan lugar según las características de cada comercio.
  • En Colombia como requisito legal, se debe tener un libro de ventas diario, que relacione todas las ventas que se realizan durante el día. Este se puede llevar manualmente o con un software POS, que lógicamente facilita su consolidación y presentación.
  • Para tener puntos de referencia en las ventas, es importante plantearse unas metas u objetivos de venta, para visualizar el comercio como un negocio en constante crecimiento, con unas metas alcanzables pero medibles.

Administrar las compras a proveedores


Para administrar un negocio pequeño correctamente, también se debe hacer un manejo adecuado de las compras que se le realizan a los proveedores.

Así pues para las compras a proveedores se podrían considerar las siguientes recomendaciones:

  • Registrar cada una de las compras, con el detalle de los productos, sus costos y el valor total de la factura, junto con el nombre del proveedor respectivo.
  • Incrementar las existencias de inventario con las compras realizadas.
  • Tomar en cuenta los costos y cantidad de cada producto para alimentar el kardex del inventario.
  • Si la compra se realiza a crédito, se debe registrar esta compra aparte, con el monto del crédito, los plazos y las cuotas a pagar.
  • Tratar de tener alertas sobre las fechas de vencimiento de los pagos a proveedores, para poder ir haciendo previsión de dichos pagos con suficiente tiempo de antelación.
  • Se pueden usar los códigos de barras de los productos para hacer más rápido el ingreso de las mercancías compradas al inventario.
  • Si para el pago de la compra se usa dinero que ingresó de las ventas, se debe registrar dicho movimiento, para tenerlo en cuenta después en el cierre de caja diario.

Administrar gastos fijos y otros costos del negocio


Para administrar un negocio pequeño también se debe considerar registrar los gastos fijos que se causan en un comercio, como por ejemplo los gastos de nómina, los servicios públicos, etc. que afectan al flujo de efectivo de la caja.

También es ideal registrar otros gastos no relacionados con las ventas o compras a proveedores, como por ejemplo como compras de papelería, insumos de aseo, etc. que se pagan con efectivo de la caja de ventas.

Estos registros son importantes para obtener la utilidad neta del negocio, lo que significa que podremos conocer si el negocio está generando beneficios o no.


Administrar el horario de los empleados


Los empleados hacen parte fundamental de los comercios, por lo que también se debe controlar que cumplan con sus horarios laborales, de este modo evitamos pérdidas de tiempo, incumplimientos e ineficiencia en el trabajo.

El empleado por lo tanto debe registrar de algún modo los diferentes ingresos y salidas que realice al establecimiento comercial.


Administración de tareas y actividades


Una de las ventajas de contar con un sistema de administración de pequeños negocios, es contar con herramientas para la gestión de tareas y actividades.

Con tantas cosas siendo manejadas en el día a día, manejar las tareas y actividades sólo en nuestra cabeza, nos lleva a su olvido e incumplimiento de las mismas. Es por eso que una herramienta digital para el registro y recordatorio de tareas y actividades, permite mantener siempre presente y alerta las tareas que debemos llevar a cabo en el negocio.


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Vendiendo.co no es sólo un software para facturar en el punto de venta, sino que también cuenta con varias herramientas que permiten la administrar un negocio pequeño o mediano, relacionando todos los datos operativos y comerciales que se ingresan, para obtener reportes importantes para el buen manejo de tu negocio, junto con alertas que facilitan la gestión de muchos aspectos importantes del comercio.

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Este artículo hace parte del sistema de divulgación de conocimiento comercial de Vendiendo.co.

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