Requisitos de facturación con máquinas registradoras POS

En este artículo vamos a tratar sobre los requisitos y  una serie de lineamientos técnicos para el control de facturación con máquinas registradoras POS y para facturación por computador.

Cuando se va a usar la modalidad de facturación con máquina registradora POS, se debe tener en cuenta que para la solicitud de resolución de facturación ante la DIAN, se debe expresamente indicar en el formulario 13-02, casilla 24, la opción 3, que se va a usar la modalidad de facturación.

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Requisitos de las máquinas registradoras POS

De acuerdo al artículo 6 del decreto 1195 de 1996, las máquinas registradoras deben cumplir los siguientes requisitos para la facturación:

1. Razón social y NIT del que presta el servicio.
2. Número consecutivo de la factura.
3. Fecha de la factura.
4. Descripción de los productos vendidos.
5. Valor total de la transacción.

También se debe tener en cuenta que según el decreto 522 en su artículo 4o, que el documento equivalente a factura, expedido con máquina registradora POS, se indica que nos es obligatorio que aparezca el nombre y NIT del comprador.

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Tipos de máquinas registradoras POS

En el artículo 13 de la resolución 000055 del 14 de julio de 2016, se hace referencia a los siguientes tipos de máquinas registradoras POS, para los responsables de IVA del régimen común:

1. Máquina registradora con sistema POS: Compuesta por el hardware y software POS que permite controlar y ejecutar las operaciones comerciales de venta.

2. Máquina registradora por artículos y departamentos: Se encarga de acumular ventas de bienes o servicios con la tarifa correspondiente.

3. Máquina registradora por departamento: Acumula la venta de vienes o servicios por grups o departamentos según la tarifa de IVA o impoconsumo correspondiente.

Reglamentación técnica maquinas POS y facturación por computador

Ahora bien, en el artículo 14 de la misma resolución, se reglamentan los sistemas técnicos para el control de las ventas por medio de máquinas registradoras POS y por facturación por computador:

1-  Deben identificar los bienes o servicios, como también el departamento, con su IVA o impoconsumo correspondientes. La agrupación se puede hacer diferente al departamento, pero se debe identificar en el terminal de venta. Los artículos en venta se deben mostrar al público con un código de barras o un ID interno que lo identifique en el sistema POS.

2-  Deberá imprimir al final del día el «comprobante informe diario», por cada punto de venta, que debe contener:

• Razón social y NIT del vendedor.
• Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron las facturas.
• Fecha del comprobante
• Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas en cada máquina o computador.
• Discriminar las ventas por cada departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas o gravadas con sus respectivos valores de IVA o impoconsumo.
• Discriminar por cada máquina registradora pos o computador, la cantidad de transacciones atendidas y el valor de ventas de cada una.
• Agrupar las ventas por los diferentes medios de pago, indicando la cantidad de transacciones y el total de las ventas, discriminando por: Efectivo, cheque, tarjetas débito o crédito, ventas a crédito, bonos, vales, etc.
• El valor total de lo que se registra.
• Inventarios de las máquinas registradores o computadores con su serial, indicando su ubicación geográfica.

3-  El reporte «comprobante diario» se deberá imprimir en original y copia, para llevarlo a la contabilidad y mantener la copia el establecimiento comercial, para cuando la DIAN lo exija.

4-  Esta información deberá ser reportada mediante el servicio informático que indique la DIAN.

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Condiciones máquinas registradoras por departamento

Adicionalmente, en el artículo 15 de la misma resolución, se indican las condiciones para la facturación por máquinas registradoras por departamento (PLU) o por artículo:

1-  Deben identificar en una lista los artículos para la venta de bienes o servicios, indicando el departamento al que pertenecen y la tarifa de IVA o impoconsumo asociados.

2-  El público debe reconocer el departamento al que pertenece un producto.

3-  Al final del día deben imprimir el comprobante «Z» de las máquinas registradoras, que debe contener:

• La razón social y el NIT del vendedor.
• El número de identificación de la máquina registradora POS.
• La fecha del comprobante.
• La discriminación de las ventas por día y departamento.
• El registro del número inicial y final de las transacciones del día.
• El valor total

4-  Para quieren usen máquinas registradoras POS por departamento y por artículo,  deben elaborar un comprobante resumen llamado «informe fiscal de ventas diarias», por cada establecimiento comercial, el cual debe contener:

• Identificación del comercio y fecha del comprobante.
• El número de identificación de cada máquina registradora POS, que debe coincidir con el del comprobante «Z».
• Discriminación de las ventas por departamento, indicando las operaciones exentas, excluidas, y gravadas, con las tarifas de IVA e impoconsumo asociados.
• Agrupación por los diferentes medios de pago, indicando el número de transacciones y el valor total de cada operación, para: Efectivo, tarjetas de crédito, débito, cheques, bonos, ventas a crédito, vales, etc.
• El inventario de las máquinas registradoras, con su serial y su ubicación por establecimiento físico.

5-  Al informe fiscal de ventas diarias se le debe anexar el comprobante «Z» de cada una de las máquinas registradoras.

6-  El informe fiscal debe imprimirse en original y en copia, para llevar el original a la contabilidad y la copia en el establecimiento comercial, para cuando la DIAN lo exija.

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Como se puede ver, el proceso de consolidación de las ventas por medio de máquinas registradoras POS puede ser bastante largo y engorroso, por eso se pueden aprovechar las ventajas de un software POS como Vendiendo.co  para tener más fácilmente los reportes exigidos por la DIAN, y con mayor razón cuando la facturación electrónica sea exigida de manera obligatoria desde el 1o de enero de 2019.

Este artículo hace parte del sistema de divulgación de conocimiento de Vendiendo.co

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