¿Qué es Cierre o Arqueo de Caja Diario en el Punto de Venta?

¿Qué es arqueo de caja o cierre de Caja?

El arqueo de caja o cierre de caja, es un método contable que se realiza al final de una jornada de ventas, para conocer si el efectivo, más otros comprobantes de pago físicos, coinciden con los valores reportados de ventas en caja.

Arqueo de Caja o Cierre de Caja
Arqueo de Caja o Cierre de Caja

El objetivo del arqueo de caja o cierre de caja es proteger el efectivo de los puntos de venta, considerando que el dinero está constantemente expuesto al público, con la consecuente facilidad para su pérdida, robo, fraude o simplemente descuido en su contabilización.

El arqueo de caja generalmente se hace a diario, cuando cierra un negocio, o de manera parcial cuando hay cambio de turnos de cajeros, con el propósito de conocer si el dinero o medios equivalentes presentes en una caja, coinciden con los datos de ventas que se reportan en las tirillas de pago, o en el software POS.

Generalmente una caja abre con un valor inicial en efectivo, como punto de partida de las operaciones diarias. En el transcurso del día se realizan ventas, con o sin descuentos, que se pagan con diferentes medios de pagos como: efectivo, tarjetas débito, crédito, bonos, cheques, redenciones de sistemas de puntos, a plazos, o crédito interno, etc.

Software POS y Equipos para punto de venta
Vendiendo.co Tienda Online

También puede ocurrir que se tome dinero de la caja para hacer compras a proveedores, pagar cuentas de luz, agua, etc.; o para otros gastos del negocio como nómina, transportes, u otras compras internas ocasionales.

 

Cálculo del arqueo o cierre de caja

Así pues, al final del día en el arqueo de caja, se deben consolidar las ventas en sus diferentes formas de pago, considerando entonces que la operación a realizar sería como se indica:

VD:  Suma de ventas diarias

VEF: Efectivo al momento del cierre

VEI: Saldo inicial de la caja

VO: Pagos por los demás medios habilitados

OG: Salidas de dinero para otros rubros

D: Descuentos

CC: Ventas a crédito
VD = VEF + VEI + VO - OG - D - CC

 

Detectar errores en el arqueo de caja

Durante el proceso de arqueo o cierre de caja se pueden detectar los siguientes errores presentes en el punto de pago:

1. Un valor de arqueo de caja menor que el reportado (faltante): Esto significa que hay menos dinero en caja del que debería haber. Esto puede ser ocasionado por:

  • Errores en devoluciones de dinero,
  • No se están teniendo en cuenta otras salidas de dinero para compras u otros gastos del negocio,
  • Se pierden comprobantes de pago,
  • Descuentos otorgados a los clientes que no son registrados,
  • Ventas a crédito o por plazos o,
  • En el peor caso por robo.

2. Un valor de arqueo de caja mayor que el reportado (sobrante): Aunque esto no pareciera un problema para el negocio, puede estar indicando otro tipo de fenómenos como que:

  • Se está entregando menos cambio o devolución de dinero,
  • Algunos ingresos recibidos por el cajero no son contabilizados o,
  • Se está cobrando un valor de más por las compras realizadas.

Lógicamente los medios de pago por tarjetas de crédito, débito o cheques, van a tener un manejo diferente, por lo que sus comprobantes deben ser resguardados para poder realizar las respectivas conciliaciones bancarias, en el momento de recibir los extractos financieros.

 

Importancia de sistematizar para el arqueo o cierre de caja

El arqueo de caja diario, se puede volver en un proceso engorroso y conflictivo con los vendedores en el punto de venta, si no tenemos un control estricto de todas las entradas y salidas que se realizan en la caja.

El proceso de cierre de caja se empieza a complicar cada vez más cuando:

  • No tenemos un sistema automatizado para el registro de las ventas, compras y otros costos o gastos.
  • Recibimos diferentes medios de pago, que se pueden combinar entre sí para el pago de una venta.
  • Movemos dinero de la caja para realizar pagos a proveedores, o para otros gastos del negocio.
  • Tenemos varias cajas que realizan muchas operaciones diariamente.

 

Es en este sentido en el que un sistema en la nube para punto de venta como Vendiendo.co, cobra relevancia porque permite realizar este tipo de procesos de una manera automática, al permitir:

  • Tener una caja maestra que se encarga de entregar y recibir efectivo a los cajeros individualmente. La caja maestra también se relaciona con las cuentas bancarias, para facilitar el registro de transacciones de entrada y salida hacia los bancos.
  • Así cada caja maneja individualmente transacciones de venta, registrando pagos en efectivo, con tarjetas de crédito, débito, bonos, cheques, a crédito, a plazos, descuentos o redención de puntos.
  • También permite registrar compras a proveedores, salidas de dinero para cubrir costos fijos o para cualquier otro tipo de gastos del negocio,  como salidas de la caja maestra o individuales, con el fin de ser tenidas en cuenta en el arqueo de caja al cierre del día.
  • En consecuencia debe haber un cierre de cada caja individual, para realizar el arqueo de caja maestra del negocio.
  • Con toda esta información, se tiene un reporte de cierre de caja con todas las transacciones de entrada y salida, permitiendo validar la congruencia del efectivo y demás formas de pago, con los registros de ventas.
  • Adicionalmente, en los reportes de cierre de caja, encontramos los números de comprobantes de los pagos con tarjetas de crédito o débito, lo que nos va a permitir luego hacer la conciliación bancaria de dichas ventas.

Haciendo uso de un software POS (para punto de venta), podemos ahorrarnos muchos dolores de cabeza, en ambientes de trabajo donde existe mucha improvisación, mal control e ineficiencia en los procesos internos.

Vendiendo Software POS
Vendiendo Software POS

En conclusión, una correcta contabilización de todas nuestras transacciones comerciales, reflejadas en el arqueo de caja diario, nos llevará a tener unas ventas y utilidades precisas, evitando muchos problemas con los cajeros y clientes, por robos, fraudes, pérdidas o descuidos con el dinero recibido por las ventas.

Si te gustó este artículo, por favor no olvides compartirlo en las redes sociales. 😉

Comentarios

Por favor comenta aquí

Dejar una contestacion

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *