Facturación por computador según la DIAN en Colombia

Tradicionalmente la facturación siempre se realizó por medio de talonarios impresos, bajo unas condiciones muy específicas. Hoy en día, gracias a la tecnología, también es posible hacer la facturación por computador, lógicamente cumpliendo las reglas que indica la DIAN en Colombia.

La facturación por computador permite el uso de un programa de computación, autorizado por la DIAN, para emitir e imprimir facturas de venta.

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Para poder usar esta modalidad de facturación se debe solicitar una resolución de facturación por computador a la DIAN, la cual contiene el rango de numeración y su fecha de expedición.

Requisitos de la facturación por computador

El programa de facturación que se usará para la generación y expedición de la facturación por computador, debe cumplir una serie de requisitos contenidos en el artículo 617 del estatuto tributario, para que dichos documentos sean válidos para la DIAN:

Debe contener el nombre o razón social de la empresa.

NIT de la persona o empresa que vende un producto o servicio.

Fecha en la que se expide la factura.

El documento debe decir claramente «Factura de Venta».

Nombre o razón del cliente.

NIT o identificación del cliente.

Descripción de los servicios o productos vendidos.

Consecutivo de la factura (según la resolución de la DIAN).

El valor total de la factura, con el discriminado de la tarifa y el valor de IVA pagado.

Y finalmente la resolución de facturación por computador autorizada por la DIAN.

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El software para facturación por computador, entonces debe garantizar que no duplica la numeración autorizada por la DIAN, y que imprime las facturas con todos los datos que se indican más arriba, con un formato predefinido para la empresa o negocio.

La solicitud de la numeración a la DIAN, es obligatoria para los negocios que se encuentran en régimen común, no siendo así para quienes están en régimen simplificado.

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Ventajas de la facturación por computador

Las facturas por computador no es necesario que sean impresas, porque se encuentran almacenadas digitalmente, con lo que se pueden presentar por dicho medio, o imprimirlas nuevamente en caso de ser necesario. Esta facilidad permite un buen ahorro en papel y lógicamente ser más amigables con el planeta.

Adicionalmente las facturas por computador se pueden enviar por medios electrónicos al cliente, lo que también permite un ahorro significativo en costos de transporte y personal de mensajería, con los riesgos asociados a la movilidad de las personas en las calles.

Sin embargo, también se debe tener cuidado con la información que llega por email bajo asuntos de facturación. He conocido casos de personas inescrupulosas que se aprovechan de las empresas que reciben habitualmente facturas por correo electrónico, para introducir virus, gusanos o programas maliciosos, con el fin de sustraer, espiar o secuestrar información valiosa de los computadores de las oficinas.

Gracias a que las facturas no están impresas bajo un mismo formato, la facturación por computador permite hacerle modificaciones al diseño para incluir alguna variación por temporadas, aniversarios, etc.

Se pueden usar diferentes tipos de programas contables para la facturación por computador, incluso Excel, Word o Access. Siempre y cuando garanticemos que cumplimos con todos los requisitos de la facturación, y podamos dar un número consecutivo y único a cada documento que se expida, dentro de la resolución de la DIAN. Para cumplir estos requerimientos, a los programas como Excel se le tienen que hacer adaptaciones necesarias, por medio de macros en Visual Basic, que permitan garantizar los valores únicos de los números de factura.

No es necesario tener un computador para expedir una factura, con las aplicaciones correctas, se pueden hacer facturas por computador desde dispositivos móviles como smartphones o tablets.

El proceso de facturación se hace más rápido y con menos errores, mientras que con la factura manual, es más fácil cometer faltas al escribir, transcribir precios o calcular los valores totales. El tiempo que antes se usaba para transcribir sin errores las facturas en papel, ahora se pueden dedicar a otras actividades más importantes para el negocio.

Si tenemos alguna modalidad de venta en línea, o tienda virtual, podemos enviar por correo electrónico las facturas de los productos o servicios vendidos a los clientes, con toda la comodidad y seguridad de estar expidiendo una factura con todos los requisitos legales exigidos por la DIAN.

Así pues el software para facturación por computador debe estar muy bien respaldado, para evitar que se llegue a perder esta información valiosa para la empresa.

En los casos en los que no poseamos las facilidades para darle un manejo seguro a dicha información, el uso de sistemas de software pos en la nube como Vendiendo.co, permite tener una mayor seguridad en el respaldo de documentos contables como las facturas, pues no se encuentran en las oficinas del cliente, sino que están en servidores seguros en la nube, con respaldos periódicos de la información.

La facturación por computador ofrece una serie de ventajas importantes con respecto a la facturación en papel, lo que permite a los negocios más agilidad, flexibilidad, menos errores y ahorrar costos en el momento de la expedición de sus facturas de venta.

De igual modo debemos ser cuidadosos con el manejo de esta información digital, porque también tiene sus peligros inherentes de pérdida o robo, que debe ser mitigados mediante políticas de respaldos contantes y automáticos.