Facturaci贸n por computador seg煤n la DIAN en Colombia

Facturaci贸n por computador
Facturaci贸n por computador

Tradicionalmente la facturaci贸n siempre se realiz贸 por medio de talonarios impresos, bajo unas condiciones muy espec铆ficas. Hoy en d铆a, gracias a la tecnolog铆a, tambi茅n es posible hacer la facturaci贸n por computador, l贸gicamente cumpliendo las reglas que indica la DIAN en Colombia.

La facturaci贸n por computador permite el uso de un programa de computaci贸n, autorizado por la DIAN, para emitir e imprimir facturas de venta.

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Para poder usar esta modalidad de facturaci贸n se debe solicitar una resoluci贸n de facturaci贸n por computador聽a la DIAN, la cual contiene el rango de numeraci贸n y su聽fecha de expedici贸n.

Requisitos de la facturaci贸n por computador

El programa de facturaci贸n que se usar谩 para la generaci贸n y expedici贸n de la facturaci贸n por computador, debe cumplir una serie de requisitos contenidos en el art铆culo 617 del estatuto tributario, para que dichos documentos sean v谩lidos para la DIAN:

  • Debe contener el nombre o raz贸n social de la empresa.
  • NIT de la persona o empresa que vende un producto o servicio.
  • Fecha en la que se expide la factura.
  • El documento debe decir claramente 芦Factura de Venta禄.
  • Nombre o raz贸n del cliente.
  • NIT o identificaci贸n del cliente.
  • Descripci贸n de los servicios o productos vendidos.
  • Consecutivo de la factura (seg煤n la resoluci贸n de la DIAN).
  • El聽valor total de la factura, con el discriminado de la tarifa y el valor de IVA pagado.
  • Y finalmente la resoluci贸n de facturaci贸n por computador autorizada por la DIAN.

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El software para facturaci贸n por computador, entonces debe garantizar que no duplica la聽numeraci贸n autorizada por la DIAN, y que imprime las facturas con todos los datos que se indican m谩s arriba, con un formato predefinido para la empresa o negocio.

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La solicitud de la numeraci贸n a la DIAN, es obligatoria para los negocios que se encuentran en r茅gimen com煤n, no siendo as铆 para quienes est谩n en r茅gimen simplificado.

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Ventajas de la facturaci贸n por computador

  • Las facturas por computador no es necesario que sean impresas, porque se encuentran almacenadas digitalmente, con lo que se pueden presentar por dicho medio, o imprimirlas nuevamente en caso de ser necesario. Esta facilidad permite un buen ahorro en papel y l贸gicamente ser m谩s amigables con el planeta.
  • Adicionalmente las facturas por computador se pueden enviar por medios electr贸nicos al cliente, lo que tambi茅n permite un ahorro significativo en costos de transporte y personal de mensajer铆a, con los riesgos asociados a la movilidad de las personas en las calles.
  • Sin embargo, tambi茅n se debe tener cuidado con la informaci贸n que llega por email bajo asuntos de facturaci贸n. He conocido casos de personas inescrupulosas que se aprovechan de las empresas que reciben habitualmente facturas por correo electr贸nico, para introducir virus, gusanos o programas maliciosos, con el fin de sustraer, espiar o secuestrar informaci贸n valiosa de los computadores de las oficinas.
  • Gracias a que las facturas no est谩n impresas bajo un mismo formato, la facturaci贸n por computador permite hacerle modificaciones al dise帽o para incluir alguna variaci贸n por temporadas, aniversarios, etc.
  • Se pueden usar diferentes tipos de programas contables para la facturaci贸n por computador, incluso Excel, Word o Access. Siempre y cuando garanticemos que cumplimos con todos los requisitos de la facturaci贸n, y podamos dar un n煤mero consecutivo y 煤nico a cada documento que se expida, dentro de la resoluci贸n de la DIAN. Para cumplir estos requerimientos, a los programas como Excel se le tienen que hacer adaptaciones necesarias, por medio de macros en Visual Basic, que permitan garantizar los valores 煤nicos de los n煤meros de factura.
  • No es necesario tener un computador para expedir una factura, con las aplicaciones correctas, se pueden hacer facturas por computador desde dispositivos m贸viles como smartphones o tablets.
  • El proceso de facturaci贸n se hace m谩s r谩pido y con menos errores, mientras que con la factura manual, es m谩s f谩cil cometer faltas al escribir, transcribir precios o calcular los valores totales. El tiempo que antes se usaba para transcribir sin errores las facturas en papel, ahora se pueden dedicar a otras actividades m谩s importantes para el negocio.
  • Si tenemos alguna modalidad de venta en l铆nea, o tienda virtual, podemos enviar por correo electr贸nico las facturas de los productos o servicios vendidos a los clientes, con toda la comodidad y seguridad de estar expidiendo una factura con todos los requisitos legales exigidos por la DIAN.

As铆 pues el software para facturaci贸n por computador debe estar muy bien respaldado, para evitar que se llegue a perder esta informaci贸n valiosa para la empresa.

En los casos en los que no poseamos las facilidades para darle un manejo seguro a dicha informaci贸n,聽el uso de sistemas de software pos en la nube como Vendiendo.co, permite tener una mayor seguridad en el respaldo de documentos contables como las facturas, pues no se encuentran en las oficinas del cliente, sino que est谩n en servidores seguros en la nube, con respaldos peri贸dicos de la informaci贸n.

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La facturaci贸n por computador ofrece una serie de ventajas importantes con respecto a la facturaci贸n en papel, lo que permite a los negocios m谩s agilidad, flexibilidad, menos errores y ahorrar costos en el momento de la expedici贸n de sus facturas de venta.

De igual modo debemos ser cuidadosos con el manejo de esta informaci贸n digital, porque tambi茅n tiene sus peligros inherentes de p茅rdida o robo, que debe ser mitigados mediante pol铆ticas de respaldos contantes y autom谩ticos.

Tambi茅n te recomendamos leer el art铆culo de este blog sobre la diferencia entre factura por computador y electr贸nica聽.

Este art铆culo hace parte del sistema de divulgaci贸n de conocimiento de Vendiendo.co聽y ITSoftware SAS.

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Un comentario

  1. buenas tardes necesito un favor qe precio la facturacion en computador de la dian?

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