Nunca antes nuestra sociedad se había puesto en una situación de salubridad pública tan complicada, frente a una expansión rápida y sin control del virus Coronavirus Covid19. En este artículo trataremos algunas herramientas que nos permitirán, continuar siendo productivos en estos tiempos de crisis.
Aunque no es la primera vez que una pandemia azota la humanidad, sí es la primera pandemia que crece a pasos agigantados gracias a la movilidad que hoy tenemos. El virus encuentra en nuestros continuos viajes alrededor del mundo, su transporte eficaz para llegar a multitud de lugares, a donde antiguamente no habría llegado tan rápido.
Más que la alta mortalidad del virus, su alta capacidad de contagiar más personas, y por lo tanto de hacer zozobrar los diezmados sistemas de salud de nuestros países, es una de las más grandes preocupaciones de los estados en la actualidad.
Las medidas de prevención, el auto cuidado y el auto aislamiento, son las herramientas a las que han acudido las naciones del mundo, para tratar de aislar los contagios, y evitar que sigan propagándose rápidamente.
Es indudable que la humanidad está haciendo un sacrificio muy grande para proteger a la población más vulnerable frente al coronavirus. La casi paralización de actividades, clases, viajes, turismo, producción no esencial; le costará a las economías grandes pérdidas, muchos países tendrán que hacer grandes esfuerzos fiscales, para destinar recursos para paliar las necesidades sanitarias para hacerle frente al contagio, como también las ayudas sociales a las personas que han tenido que parar sus actividades, perdido sus empleos y por lo tanto dejar de percibir ingresos.
Es en este momento donde nos damos cuenta de la fragilidad de nuestra economía, de nuestro status quo, de la facilidad con la que podemos perder lo que hemos construido toda la vida, de cómo nuestros castillos de naipes se pueden derrumbar en un segundo. Donde nuestra estabilidad y tranquilidad se puede perder en un abrir y cerrar de ojos. Cuántos de nosotros lográbamos imaginar esta situación hace un año atrás? Cuántos de nosotros pensábamos con absoluta certeza, que para esta época estaríamos haciendo nuestra misma rutina, trabajando, estudiando, planeando vacaciones, etc.
Sin embargo, a pesar del oscuro panorama que ya se siente en el ambiente, el ser humano es flexible por naturaleza, no en vano ha sido capaz de adaptarse a muchos cambios, a desastres naturales, a guerras, a enfermedades. al clima indolente, etc. La capacidad de adaptarse, afrontar la adversidad con valentía, nos hace capaces de enfrentarnos a una nueva realidad, para pararnos de esta dificultad y volver a mirar al futuro con esperanza.
Es en esta coyuntura, cuando nos encontramos confinados en nuestros hogares, que nos preguntamos cómo podemos ser productivos sin la posibilidad de salir de casa, de ir a las oficinas, de estar en la calle en contacto con otras personas. Es entonces cuando podemos hacer uso de diferentes herramientas informáticas, que nos permitirán darle continuidad al negocio, seguir vendiendo y trayendo más ventas, ante la imposibilidad de la presencia de los empleados en los lugares de trabajo.
El teletrabajo para continuar siendo productivos desde casa
El teletrabajo permite realizar actividades remotas sin necesidad de estar en el lugar de labores. Para poder hacer efectiva esta modalidad de trabajo, se necesitan una serie de requisitos físicos, técnicos y conductuales para que dé un resultado satisfactorio:
Condiciones físicas
Debemos tratar de tener un lugar óptimo para trabajar desde casa, con el menor ruido posible, cómodo, con una conexión adecuada a internet, sin demasiadas interrupciones o distracciones, de tal manera que no se mezclen situaciones del hogar, con las que se están realizando en el trabajo.
Condiciones técnicas
Otro de los requisitos para el teletrabajo consiste en poseer una conexión estable a internet, que permita acceder a los programas que se usan en cada trabajo.
Si se usan herramientas o programas que están disponibles sólo desde la oficina o lugar de trabajo, se deben implementar herramientas como las VPNs, que facilitaran la conexión segura a la red de la oficina. Más información en ¿Qué es OpenVPN?
Con este tipo de conexiones seguras, podemos llevar hasta el computador de nuestro hogar o hasta el teléfono móvil: el computador de escritorio de la oficina, los programas de nómina o de control de proyectos, el ERP, el CRM, correo electrónico corporativo, la línea telefónica de la oficina, etc.
Para conectarnos remotamente a nuestro computador de escritorio de forma remota, vamos a requerir algunos programas como «Conexión a Escritorio Remoto» o VNC.
Si no poseemos una VPN, tendremos que recurrir a servicios en la nube como TeamViewer o AnyDesk, para tener acceso a los equipos remotos. Sin embargo, en un ambiente de oficina, estos servicios no se recomiendan, porque son públicos, y constantemente están expuestos a ataques de hackers.
Una vez que ya tenemos trasladados nuestros recursos físicos y técnicos a nuestro hogar, ahora podremos empezar a usar recursos tecnológicos para atraer nuevos clientes, o incentivar a los actuales a hacer nuevos negocios. Apoyándonos en los recursos informáticos de la empresa para revisar inventarios, precios, producción, nomina, recursos humanos, procedimientos, etc.
Condiciones conductuales del teletrabajo
Trabajar desde la casa no es fácil para muchas personas, y más cuando han estado durante mucho tiempo asistiendo a un lugar de trabajo, donde tienen contacto con más personas, donde tienen un espacio más o menos independiente. Por eso el teletrabajo también requiere de unas conductas definidas, para hacer que las actividades se enmarquen dentro de una forma activa normal de trabajo:
Horario definido
Como en la oficina, para el teletrabajo se debe definir claramente un horario de trabajo, de tal modo que haya una hora fija de inicio y una de fin de actividades.
Que no se convierta que porque estamos en casa, iniciemos a cualquier hora, y terminemos en horas distintas cada día.
Se debe guardar una disciplina de horario, para que el trabajo no consuma todo el día, y haya tiempo para otras actividades para la familia o incluso el ocio personal.
Pausas activas
Como ya no hay compañeros o compañeras de trabajo que incentiven a salir a tomarse algo, o charlar un rato para distraerse un poco de la rutina, en el teletrabajo también se debe considerar un tiempo para hacer pausas activas, estirarse un poco, hacer ejercicios de los manos, piernas y brazos.
Se comete mucho el error, que como no estamos con más personas, podemos estar horas y horas frente a un computador, causando fatiga muscular y dolores en las manos, que pueden llevar a afecciones más graves como el túnel del carpo.
Forma de vestir
Nos podemos relajar estando en casa, y podemos quedarnos todo el día en pijama trabajando, pero psicológicamente no es una buena idea, porque nos da la sensación de no estar haciendo una actividad productiva.
Por eso es mejor cambiarse, estar con ropa cómoda si no se tiene ninguna reunión formal, así se tiene una mejor actitud frente al trabajo.
Tiempo para comer
En lo posible debemos evitar comer con nuestro PC al frente. Es importante tener un tiempo de esparcimiento y tranquilidad para comer, para disfrutar de los alimentos, y compartir con la familia.
Herramientas para vender virtualmente
Redes sociales
Además de las bases de datos tradicionales para contactar nuevos prospectos, también contamos con otras fuentes de donde podemos captar leads. tales como redes sociales como facebook, instagram, twitter, Linkedin.
Para esta estrategia de búsqueda de clientes por redes sociales, se debe tener en cuenta varios factores asociados con la naturaleza de cada red social, el público que las visita y sus intereses. Como también la creación de material multimedia que sea atractivo a los diferentes públicos, para que capten rápidamente su atención y lleguen a donde nosotros necesitamos.
También se debe considerar la inversión de un presupuesto de anuncios pagos en las redes sociales. segmentando muy bien el público al que se quiere llegar, como su rango de edad, género, región geográfica e intereses, para que la inversión en dicha publicidad sea más efectiva.
Más información relacionada en ¿Porqué las empresas deben estar en las redes sociales?
SEO & SEM Strategies
Estas estrategias incluyen la creación de contenidos propios para dar a conocer nuestros productos y servicios, para posicionarlos de manera orgánica en las búsquedas de los diferentes browsers (SEO), o para incluir un presupuesto de anuncios pagos para que aparezcan en las búsquedas asociadas al tema del negocio (SEM). Más información en ¿Qué es el posicionamiento SEO y SEM?
Email Marketing
También podemos hacer uso de herramientas automatizadas para hacer email makerting, como por ejemplo con la plafaforma Mail Chimp, con la que podemos crear campañas de mercadeo, mediante plantillas web para promocionar servicios o productos, y llevar estadísticas precisas de quién abre o lee los correos, y si dan click sobre alguno de sus links u otros elementos gráficos del email.
Videoconferencias
El confinamiento actual requiere del uso de herramientas de videoconferencias o audioconferencias, para hacer reuniones virtuales más eficaces. Encontramos plataformas que nos permiten hacer este tipo de actividades como Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts o Duo, GoToWebinar, GoToMeeting, etc.
Estas herramientas permiten compartir pantalla, funcionar como un pizarrón, hacer preguntas por chat, etc.
Almacenamiento en la nube
Podemos almacenar los archivos en repositorios comunes en la nube, con servicios como Dropbox, Google Drive, Microsoft One Drive, iCloud Drive, etc. De este modo tenemos los archivos guardados de manera segura, y disponible para todo el equipo de trabajo.
Organizadores de Citas y Tareas
Aquí nombramos algunos programas para crear y compartir citas y tareas, facilitan la labor de organizar las actividades o reuniones a realizar, permitiendo la coordinación entre el grupo de trabajo. Como ejemplo tenemos los programas Google Calendar o Google Tasks, con sus correspondientes en Microsoft Outlook web o en Apple iCloud.
Ofimática en la nube
En la mayoría de los casos los negocios necesitan programas de Ofimática para sus actividades rutinarias, tales como procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas, etc. Además de los tradicionales programas instalados localmente como Word, Excel, Power Point, etc. También podemos contar con herramientas de ofimática en la nube disponibles en Google Docs, Microsoft 360, o en Apple iCloud, que facilitan compartir los documentos entre equipos de trabajo remotos.
Afortunadamente hoy en día contamos con un sin número de herramientas, que nos van a permitir continuar siendo productivos desde nuestro hogar, aun cuando la situación continúe adversa gracias a la pandemia actual, convirtiéndose en una opción válida para mantenernos productivos, y explorar nuevas formas de realizar nuestro trabajo, con sus pros y sus contras como cualquier cosa en la vida.
Seguramente aprenderemos muchas lecciones de esta crisis mundial, de cómo reaccionar frente a una situación de salubridad tan compleja, de ahorrar para tiempos difíciles, a ser menos indolentes con el sufrimiento de los demás, a comprender que todos en el mundo somos una comunidad, y que lo que hagamos o dejemos de hacer, va a tener repercusiones profundas en los demás, y en las futuras generaciones.
Este artículo hace parte del sistema de divulgación de conocimiento de Vendiendo.co .