Videoconferencias Zoom: Reuniones virtuales para los negocios de hoy

Zoom es una plataforma con múltiples herramientas colaborativas para equipos de trabajo dispersos geográficamente, que necesitan establecer reuniones o conferencias virtuales.


Videoconferencias Zoom
Videoconferencias Zoom

En este artículo vamos a enseñar cómo poner en funcionamiento la aplicación Zoom para videoconferencias en su modo gratuito. Estas herramientas se pueden usar desde los dispositivos móviles (Android o iOS) o desde los computadores de escritorio (Windows o MacOS).


Roles dentro de Zoom

En Zoom encontramos 2 roles principales:

  • El organizador o anfitrión, que es la persona que crea y cita a una reunión, y se encarga de enviar las invitaciones a los demás participantes. Tiene ciertos privilegios sobre la reunión, para dar la palabra a los participantes silenciando los micrófonos, o permitiendo compartir pantalla.
  • Los invitados, que son las personas que reciben la invitación a unirse a una reunión, ya sea por correo electrónico, mensajes de texto o de chat, o con el link de la reunión. Los participantes invitados reciben ciertos privilegios sobre la reunión de parte del organizador, para que pueda compartir su pantalla o para que tome la palabra.

Descarga de la Aplicación Zoom


Para dispositivos móviles


Zoom se puede puede descargar para dispositivos móviles en:


Descarga de la versión móvil de Zoom
Descarga de la versión móvil de Zoom

Una vez instalada la aplicación móvil, queda disponible para ser ejecutada en el escritorio del smartphone o tablet:


Zoom para Videoconferencias
Zoom para Videoconferencias

Quedando en la siguiente pantalla, para ingresar a una reunión como participante, o para organizar una reunión nueva, registrándose o ingresando con sus credenciales, si ya está registrado:


Videoconferencias Zoom App Mobile
Videoconferencias Zoom App Mobile

Para computadoras de escritorio


Para computadores de escritorio se ingresa al siguiente link para descargarlo:

Se escoge la opción de entrar a una reunión, o la opción de ser anfitrión. Para ingresar a una reunión no es necesario registrarse, para ser anfitrión si es necesario.


Página de ingreso a videoconferencias Zoom
Página de ingreso a videoconferencias Zoom

Una vez se escoge cuál de las acciones se va a realizar, aparece una opción para descargar el software:

Descarga de videoconferencias Zoom para desktop
Descarga de videoconferencias Zoom para desktop

Después de esto se instala y queda disponible para participar en una videoconferencia Zoom.


Video Conferencia Zoom versión Desktop
Video Conferencia Zoom versión Desktop

Ahora seguiremos con las principales operaciones de las videoconferencias Zoom, que es crear una reunión nueva o participar en una como invitado.


Crear una nueva reunión videoconferencia Zoom


Registro en Zoom


Para crear una nueva reunión hay que estar registrado en Zoom o hacerlo desde la siguiente ventana:


Registrarse o Ingresar a Zoom
Registrarse o Ingresar a Zoom

Si no estamos registrados, se presiona en «Registrarse», para hacerlo de forma manual con un correo electrónico:


Registrarse a Zoom
Registrarse a Zoom

O también se puede ingresar a Zoom con las credenciales de Google, Facebook o SSO ya almacenadas en el smartphone, efectuándose el registro de manera auomática:


Ingreso a Zoom
Ingreso a Zoom

Esta es la ventana inicial luego de ingresar como usuario registrado en Zoom:


Ventana inicial usuario registrado Zoom
Ventana inicial usuario registrado Zoom

Creación de una reunión


Una vez dentro de la aplicación como usuario registrado, se procede a crear la reunión de una de las dos siguientes formas:


Reunión inmediata

La reunión inmediata es la que no se programa, y el organizador la pone a ejecutarse en el mismo instante:


Iniciar reunión Inmediata
Iniciar reunión Inmediata

Se indica si se va a iniciar con el video encendido y se presiona el botón «Iniciar una reunion»:


Video Encendido en Reunión Zoom
Video Encendido en Reunión Zoom

De este modo se inicia la reunión con un solo participante, el organizador:


Inicio de la reunión Zoom
Inicio de la reunión Zoom

Reunión programada


La reunión programada es aquella que se fija para una fecha y hora posterior.


Reuniones programadas Zoom
Reuniones programadas Zoom

Se le pone un nombre a la reunión, la fecha y hora de inicio y fin, y si la reunión se va a repetir en el tiempo:


Definición de reunión programada Zoom
Definición de reunión programada Zoom

Para cada reunión se pueden indicar varias opciones adicionales que se muestran a continuación:



La conferencia programada se puede revisar o modificar desde el icono en la parte inferior «Reuniones»


Vista de las videoconferencias Zoom programadas
Vista de las videoconferencias Zoom programadas

O para darle inicio:


Reuniones  Zoom programadas
Reuniones Zoom programadas

O para editarla, agregarla al calendario, agregar invitados o simplemente eliminarla:


Opciones de la reunión Zoom programada
Opciones de la reunión Zoom programada

Toda vez que una videoconferencia ha sido creada o programada, se procede a enviar las invitaciones a la reunión.


Invitaciones a la reunión


Ahora se procede a enviar las invitaciones a los participantes, por alguno de las clientes de correo electrónico disponibles en el dispositivo móvil, o en las aplicaciones de mensajería o copiando el link de la reunión:


Agregar invitados a reunión Zoom
Agregar invitados a reunión Zoom

Unirse a una reunión Zoom


Modo de acceso


Para unirse a una videoconferencia Zoom, se puede hacer de dos formas:

1- Ejecutando la app Zoom, se presiona el botón «Entrar a una reunión»:


Entrar a una reunión como participante
Entrar a una reunión como participante

Ahora se ingresa el ID y la contraseña de la reunión, y las opciones de si se desea conectar con audio y video activos:


ID de la reunión
ID de la reunión

2- Dando click en el link de la invitación (Aquí ya debe tenerse instalada previamente la App o programa de escritorio)


Ingreso a Zoom por link
Ingreso a Zoom por link

Una vez que se ingresa a la app, si la reunión no la ha iniciado el organizador, aparecerá una ventana de espera:



Sino aparece una ventana para ingresar nuestro nombre, para ser reconocidos en la reunión:


Nombre del participante de la reunión
Nombre del participante de la reunión

Inmediatamente aparece una ventana para esperar a que el anfitrión nos admita:


Espera de admisión  a la reunión
Espera de admisión a la reunión

Admitido el participante, ya se da el ingreso a la reunión:

Ingreso a la reunión como invitado
Ingreso a la reunión como invitado

Participar en la conversación como invitados


Un participante puede interactuar con el grupo de las siguientes formas:

  • Chat: Puede de manera silenciosa enviar sus comentarios a personas específicas que participan en la reunión, o enviar los comentarios a todos en la sala de conferencias virtual.

Chat Zoom
Chat

  • Levantar la mano: Un participante tiene una opción de levantar la mano. Es una función que le muestra una notificación al organizador de la reunión, para que sepa que alguien quiere intervenir, y así pueda en algún momento dado, darle la palabra y abrirle el micrófono.

Levantar la mano zoom
Levantar la mano

  • Compartir : También los participantes pueden compartir su pantalla, con aplicaciones específicas para el caso de escritorio, compartir una foto, documentos, carpetas de almacenamiento en la nube, la pizarra o todo lo que haga en el dispositivo:

Compartir en una reunión zoom
Compartir en una reunión

En la versión de escritorio, podremos compartir presentaciones en Power Point, Excel, Word, y cualquier otro tipo de programa:

Compartir aplicación en desktop
Compartir aplicación en desktop

Participar en la reunión como anfitrión


El organizador de la reunión tiene el control de la reunión, por lo que concede uno de los siguientes permisos:

  • Acceso a los participantes: El participante que está listo para ingresar a la reunión, debe ser aceptado por el organizador antes de entrar.

Admisión de invitados a reunión zoom
Admisión de invitados a reunión

  • Apertura de micrófono: El organizador puede silenciar todos los micrófonos y abrir el micrófono de personas específicas para que sean escuchadas.

Apertura y cierre de micrófonos zoom
Apertura y cierre de micrófonos

  • Mano levantada: El organizador recibe la notificación de mano levantada, para darle la voz a dicho participante, bajar su mano, o eliminar la notificación.

Atención de la mano levantada zoom
Atención de la mano levantada

  • Sala de espera: También puede poner a un participante en sala de espera, para retirarlo momentáneamente de la reunión.

  • Gestionar los participantes: En el listado de participantes, el anfitrión realiza una serie de acciones sobre ellos.

Gestión de los participantes zoom
Gestión de los participantes

  • Terminación de la reunión: El anfitrión puede terminar la reunión, o puede salir de ella simplemente:

Salir de la reunión zoom
Salir de la reunión

La versión gratuita de Zoom sólo permite una sesión cada 30 minutos, pero se puede programar la reunión abierta para que pueda seguirse usando el mismo link, y seguir conectándose cada 30 minutos.

Zoom es una plataforma de comunicación versátil, que le permite a los diferentes grupos de trabajo, ya sea en una oficina, una universidad, o un colegio, conectarse rápidamente y con buena calidad de audio y video en sus presentaciones.

Este artículo hace parte del sistema de divulgación de conocimiento de Vendiendo.co.

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