Sistema POS de Facturación: Qué es, Composición, Ventajas y Características

Un sistema POS de facturación o punto de venta en español, es un conjunto de herramientas de hardware y software, que principalmente le permiten a los negocios facturar sus ventas, facilitando también llevar el control de su flujo de caja, inventarios, proveedores, compras,  cuentas por cobrar y pagar, gastos y costos fijos, utilidades y pérdidas, entre otras funciones.

Además un software POS puede ayudar a mejorar la atención al cliente en el punto de venta, disminuyendo su tiempo de espera, fidelizándolos con herramientas como puntos por compras, créditos directos, promociones por SMS, diversas formas de pago, promociones por temporadas, etc.

Un sistema POS de facturación permite automatizar muchos de los procesos que se pueden estar siendo llevados manualmente por un negocio, lo que permite contar con reportes operativos y financieros, que son de gran importancia para conocer la salud del comercio, si está generando la utilidad esperada, si se están cometiendo errores en el manejo de los inventarios, o se está perdiendo mercancía, o no se tienen las existencias adecuadas para mantener el negocio.

Contáctanos al Whatsapp +573014835304 para que conozcas nuestro Sistema POS Vendiendo.co y nuestra tienda de equipos.



¿ De qué está compuesto un sistema POS de facturación o Punto de Venta?


Un sistema POS está compuesto de manera general por dos grupos de elementos: los Equipos y el Software POS:



A. Equipos POS Punto de Venta


A nivel de hardware un sistema de POS está conformado por un equipo de computo, de características normales (computadores de escritorio o todo en uno), o un equipo compacto con características especiales para un entorno de trabajo de alto tráfico (equipos pos compactos), robusto, capaz de soportar mucha manipulación o ambientes húmedos o industriales.

En ocasiones el equipo POS es muy sencillo, formado por un display de dos o tres líneas y un teclado especial. Generalmente este tipo de equipo POS es usado en almacenes de cadena.


Equipos POS Industriales
Equipos POS industriales

Este equipo POS se complementa con una serie de periféricos adicionales para facilitar la operación de ventas como son:


  • Cajones monederos para el control del dinero en efectivo (monedas y billetes), guardar otros tipos de comprobantes recibidos en la caja, asegurar con llave el dinero recibido y abrir el cajón cuando se genera la factura desde el software POS o desde la impresora POS;
cajon monedero para pos
Cajón monedero POS

  • Lectores de códigos de barras o escaners balanza, para agilizar el registro de productos en la caja o en el manejo del inventario. Estos lectores pueden ser manuales u omnidireccionales (sin intervención del operario), para leer códigos 1d, 2d o QR. Los lectores de código de barras hacen más rápido y preciso el proceso de ingreso de productos en el software POS.
Lectores de barras para POS
Lectores de barras POS

  • Impresoras térmicas o de matriz de puntos para la impresión de facturas, cotizaciones o recibos. Las impresoras térmicas son más rápidas que las de matriz de puntos, no necesitan cinta para la impresión, usan un papel térmico, sin embargo la impresión térmica se desvanece con el tiempo. La impresora de matriz de puntos es más ruidosa y lenta para imprimir, usa un papel normal y una cinta de tinta, por lo que se pueden usar rollos de papeles con copia. La impresión puede durar mucho más tiempo que la impresión térmica.
Impresora para POS
Impresora POS

  • Displays de 3 líneas para mostrar al cliente el valor de su compra, e incluso en versiones de mayor tamaño, el listado de artículos de su compra, promociones o mercadeo; Estos displays se integran al software POS con el fin de mostrar la información extra al cliente.
Displays 3 lineas POS
Displays 3 lineas POS

  • Pin pads o datáfonos para recibir tarjetas de crédito o débito como formas de pago; los pin pads o datáfonos son suministrados por las redes de servicio bancario, que manejan su propia red para la transferencia de datos de las transacciones. Este tipo de dispositivos se pueden integrar al software POS para entregar directamente el número de aprobación de la transacción, o simplemente el cajero puede teclear el número manualmente en el POS.
Pinpad para sistema pos
Pinpad para POS

  • Pantallas táctiles para la operación del sistema de POS sin el uso de teclado, o pantallas normales de gran formato para facilitar la lectura en el punto de venta. Encontramos también pantallas táctiles de tipo industrial, diseñadas para un número mayor de toques, para trato fuerte por parte del cajero, y con sellado antihumedad.
Pantallas para POS
Pantallas para POS

Balanzas grameras: Son dispositivos que permiten el obtener el peso de los artículos, ya sea en gramos o en libras. Son principalmente usadas en comercios donde se venden productos por peso, como por ejemplo en fruterías. La balanza puede simplemente entregar el valor del peso para ser ingresado en el Software POS, o puede estar integrado con él para que el peso sea cargado directamente en el software, y calcular así su precio de venta final.

balanza gramera para POS
Balanza Gramera

En algunos comercios, la balanza se integra con el lector de código de barras, para hacer dos funciones al mismo tiempo: leer el tipo de producto y pesarlo.



B. Software POS Punto de Venta


Por otro lado encontramos en el sistema de POS tenemos el software, éste se debe encargar de las siguientes funciones:

Software POS en la nube facturacion
Sistema de POS en la nube

Ventas y facturación en el Sistema POS


  • Gestionar las resoluciones de facturación si son requeridas, junto con los consecutivos de facturación. Avisar con tiempo cuando las resoluciones están por caducar, o los números autorizados se estén agotando.
  • Registrar las ventas en forma de facturas, permitiendo el registro de los productos mediante la lectura de códigos de barras, o en forma manual.
  • Permitir varias formas de pago, ya sea en efectivo, con tarjetas de crédito o débito, bonos, puntos por compras, o crédito directo.
  • Imprimir las facturas en formatos de media carta o en tirilla con todos los requisitos de ley.
  • Creación de combos con precios especiales para los clientes.
  • Promociones por temporadas.
  • Alertas también cuando se aproximan vencimientos de cuentas por por pagar de los clientes.

Inventarios en el Sistema POS


  • Ingresar los inventarios iniciales de productos.
  • Gestionar los costos, impuestos y precios de los productos.
  • Actualizar automáticamente los inventarios al momento de las entradas o salidas de mercancías, ya sea en forma de compras, remisiones o ventas.
  • Avisar cuando las existencias de los productos están llegando a mínimos no deseados.
  • Llevar el control de inventario de materias primas de productos fabricados internamente.
  • Llevar los costos del inventario, de acuerdo a los costos de los productos y su historial.

Compras y Proveedores


  • Llevar el control de las compras a proveedores, incluyendo las compras a crédito.
  • Manejar remisiones de salida o de entrada de mercancías.
  • Alertas también cuando se aproximan vencimientos de cuentas por cobrar o por pagar a proveedores.

Software POS Vendiendo.co
Software POS Vendiendo.co

Contáctanos al Whatsapp +573014835304 para que conozcas nuestro Software POS Vendiendo.co y nuestra tienda de equipos.


Reportes en el Software POS


  • Reportar las ventas, compras y otros indicadores financieros del sistema.
  • Permitir la salida de los reportes en formatos de excel o en archivos planos para otros sistemas.
  • Generar indicadores e informes fiscales del negocio.

Costos Fijos y Gastos en el Sistema POS


  • Permitir el registro de los costos fijos del negocio.
  • Registrar otros gastos relacionados con el comercio.

También te puede interesar leer Estrategias para reducir los robos de mercancías en las tiendas



¿Cómo funciona un sistema POS?


Un sistema POS funciona principalmente siendo el punto de facturación en las cajas del punto de venta, llevando a cabo los siguientes  pasos:

  1. El cliente llega a la caja para realizar el pago de sus productos.
  2. El cajero dispone en el software POS de una factura en blanco para la nueva venta.
  3. El cliente puede desear registrarse para el manejo de promociones o puntos por compras, o entregar sus datos para abonar esta nueva compra a su nombre.
  4. El cajero toma cada uno de los productos, los pasa por el lector de código de barras si está disponible, o los registra manualmente en el sistema indicando la cantidad de cada tipo de producto.
  5. El sistema POS calcula el precio total de la venta, teniendo en cuenta promociones o descuentos a los que haya lugar, como también calcula de forma discriminada, cada uno de los impuestos con los que estén gravados los productos.
  6. El cliente paga con efectivo, tarjetas de crédito, débito, bonos o puntos promocionales.
  7. En el sistema se registran las formas de pago para propósitos posteriores de arqueo de caja y conciliaciones bancarias.
  8. Se genera la factura con su número consecutivo y demás requisitos de ley, discriminando cada uno de los productos con sus precios de venta, el valor total de la factura y cada uno de los impuestos de la venta.
  9. El cajero envía a imprimir la factura POS en formato tirilla, abriendo inmediatamente el cajón monedero para guardar el dinero en efectivo o los comprobantes de pago, al igual que para hacer la devolución de dinero en efectivo.
  10. El software POS ahora descuenta del inventario las compras realizadas, alertando sobre los productos que están quedando con pocas unidades.

Pueden haber pasos adicionales cuando en el negocio se permiten créditos directos a los clientes, donde no hay ingreso de dinero en la venta y se debe generar una cuenta por cobrar.

Este proceso configura el proceso de venta de muchos comercios,  de aquí salen los datos que alimentan las cuentas contables asociadas a los ingresos por ventas.


Te puede interesar leer también sobre las ventajas y desventajas del software POS en la nube y el local



Retorno de la inversión Sistema POS


Cuando se hace una inversión en un sistema POS de facturación, tanto en los equipos como en el software, se piensa dos veces en el costo que implica para el negocio, y más que nada de qué forma se obtiene el retorno de dicha inversión.

Para resolver esta pregunta podemos tomar en consideración estos ejemplos de mejoras operativas y financieras que se pueden llevar a cabo al contar con un software POS:

  • Cuando no se tiene un control del inventario pueden haber ventas que se pierdan por no conocer cuánto hay de un determinado producto, o cuándo se están agotando sus existencias. Un software POS puede ayudar a tener al día el inventario, saber qué tipo de productos se mueven más, cuáles están más estancados, cuáles se están agotando, etc.
  • Para los negocios que fabrican sus propios productos, si no se manejan los costos de fabricación, la cantidad de insumos que se necesitan para cada receta, puede estarse perdiendo dinero en costeos defectuosos, desperdicios, robos o caducidad de materia prima. En un software POS se puede llevar con exactitud la cantidad de insumos que se usan en una receta, con sus costos de fabricación, y cómo son afectados en el inventario del negocio al momento de venderlos o elaborarlos.
  • Si el negocio ya tiene muchos clientes, las filas en caja se pueden volver cada vez mayores, con la consecuente pérdida de tiempo e insatisfacción del cliente. El uso de un sistema POS con periféricos como los lectores de códigos de barras pueden agilizar el proceso de venta, reducir el tiempo de espera en caja, mejorar la satisfacción de un cliente que regresará pronto por más compras.
  • Con un software POS es más fácil llevar control de las diferentes formas de pago que se aceptan en la tienda. De esta forma se sabe al final del día en el cierre de caja, cuántas ventas fueron adscritas a cada forma de pago con sus respectivos soportes de pago.  Teniendo esta facilidad no se perderán ventas por no poder recibir formas de pago diferentes al efectivo.
  • Como no se lleva un registro día a día de las ventas, el inventario y las compras; se puede prestar fácilmente para robo de dinero en cajas, robo o desperdicio de mercancía. Si estas anomalías son detectadas con tiempo, se pueden tomar acciones correctivas rápidas para evitar mayores pérdidas. Pero si para detectarlas se tiene que esperar a hacer un inventario a final de año, cruzar cuentas cada día manualmente, esperar extractos bancarios, etc. la magnitud de las utilidades negativas puede ser significativa a esas alturas. Cuando se automatizan todas las operaciones del negocio con un software POS, se tiene información al día, se puede contrastar rápido las ventas, el inventario, las compras del sistema con la realidad, facilitando la detección de las pérdidas del negocio.
  • Si el cálculo de las devoluciones de dinero se hacen manualmente, es fácil que el cajero cometa errores a favor o en contra del negocio. La automatización de las transacciones de venta evita este tipo de errores.
  • Si en la tienda se permite el crédito directo de los clientes, y no se lleva una programación de los pagos y unos límites de tiempo claro, el flujo de caja se ve claramente afectado por créditos que no se pagan a tiempo, o porque simplemente no se gestiona dicha cartera morosa. Un software POS te puede facilitar ese proceso, recordando cuándo se vence una cuenta por cobrar para indicarle al cliente que debe abonar a su deuda.
  • Similar al anterior punto, pero ahora con relación a las compras a proveedores que se realizan a crédito, el flujo de caja se puede ver afectado si no se tiene una programación del pago de las compras. En el sistema POS también se puede llevar el control de las fechas de pago de las facturas de compra, para tener claro cuándo se deben abonar dichas cuentas, sin afectar el dinero que se puede necesitar para otros pagos o gastos.

Al contrastar todos los inconvenientes planteados arriba con la mejoría que se puede obtener con un software POS, se puede ver que la inversión en un sistema de este tipo vale la pena y se refleja en mayor organización del negocio, mayor control, menores pérdidas y por lo tanto una mayor utilidad.



Vendiendo.co Software POS


Vendiendo.co Software POS de Facturacion
Vendiendo.co Software POS de Facturación

Conscientes de todas las ventajas que trae para un negocio el uso de un sistema de POS, Vendiendo.co ofrece no sólo su fabuloso software para punto de venta, sino también todos los periféricos necesarios para dar más agilidad a tus ventas, y hacer clientes más satisfechos.


Consulta aquí los planes de servicio de Vendiendo.co Software POS

En seguida vamos a destacar las principales características y beneficios del Software POS Vendiendo.co.


Características del Software POS Vendiendo.co


Las siguientes son las principales características del software POS para punto de venta Vendiendo.co:

Características del Software POS Vendiendo.co
Características del Software POS Vendiendo.co

  • Software POS en la nube prestado como servicio de pago mensual o anual. En la nube significa que los servidores y bases de datos están localizados en datacenters de gran seguridad y estabilidad, conectados a través de internet.
  • Requiere de una conexión de menos de 1 Mbps para su funcionamiento normal.
  • No necesita instalación, ni máquinas especiales o dedicadas, sólo se requiere contar con un computador con un navegador web como Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera, etc.
  • Los datos viajan seguros hasta nuestros servidores en la nube de forma encriptada.
  •  Puede operar con varios usuarios, con diferentes permisos sobre los módulos del sistema. El manejo de precios, descuentos y cierre de cajas puede estar limitado sólo al administrador del negocio.
  • La facturación se puede realizar mediante pantallas táctiles, o por medio de un listado de productos, cuando son muchas referencias para tomar fotos de todos los tipos de mercancías.
  • El POS cuenta con los módulos de ventas, compras, inventarios, materias primas, productos compuestos, clientes, productos, reportes, cierre de caja, mensajes sms, gastos diarios, costos fijos, notificaciones, remisiones de entrada y salida, cotizaciones, entre otros.
  • Se integra fácilmente a diferentes tipos de periféricos o equipos POS.
  • Los reportes en línea se pueden consultar desde cualquier sitio, con solo contar con una conexión a internet. Todos los reportes se pueden exportar a Excel para llevarlos a los sistemas contables.
  • Los inventarios se pueden subir al sistema mediante una plantilla en Excel muy fácil de diligenciar, o por medio de la aplicación móvil de inventario inicial de Vendiendo.co.
  • Posee un sistema de entrega y redención de puntos por compras, pensados en la fidelización de los clientes del negocio.
  • El módulo de mensajes SMS permite enviar mensajes de texto a los clientes registrados en la plataforma ya sea para difundir alguna promoción, o para enviar recordatorios.

Consulta aquí los planes de servicio de Vendiendo.co Software POS


Beneficios del Software POS Vendiendo.co


Los siguientes son los beneficios del software POS Vendiendo.co:

Beneficios del Software POS Vendiendo.co
Beneficios del Software POS Vendiendo.co

  • Se puede a empezar a usar rápidamente, porque no necesita de comprar equipos para su alojamiento, ni de instalación, sólo con el usuario y la clave del servicio se puede empezar a trabajar en el sistema POS.
  • Para empezar a vender sólo se requiere registrar el inventario inicial mediante una plantilla de Excel, o por medio de la aplicación móvil de inventarios de Vendiendo, e incluir algunos datos básicos del negocio como su razón social, NIT, resoluciones de facturación, etc.
  • No se realiza una inversión de capital (CAPEX) en el software POS, porque no hay que comprar un software vitalicio, ni tampoco de un servidor donde sea instalado; se realiza una inversión operativa (OPEX) como si fuera un servicio público.
  • La información viaja segura por internet porque se encripta desde el origen hasta su destino.
  • El software POS se protege de los ataques de internet mediante firewall avanzados en la nube.
  • Los datos de la plataforma son respaldados cada cuatro horas, y enviados a sitios geográficos diferentes para atender rápidamente cualquier tipo de contingencia.
  • Todos los datos se encuentran alojados en datacenters altamente especializados y seguros en los Estados Unidos, con respaldo de operación 24 horas al día, 365 días al año.
  • Recibes soporte inmediato del grupo de atención al cliente de Vendiendo.co, para atender eventualidades relacionadas con la operación de la plataforma, o simplemente por consultas de cómo realizar algún tipo de función.
  • Se gestionan las principales operación de ventas y compras a proveedores, como también el manejo de los inventarios de productos terminados, como también de aquellos que se preparan en el negocio (productos terminados).  Los productos con bajas existencias son reportados automáticamente en línea.
  • La facturación se puede imprimir en formato de tirilla para impresora POS, o en un formato de media carta, con todos los requisitos de factura legal de la Dian.
  • La integración con el lector de código de barras facilita aumentar la agilidad en la atención del cliente, como también reducir los errores de digitación de los cajeros.
  • El sistema de puntos por compras y de gestión de promociones por mensajes de texto SMS, permiten manejar la fidelización de los clientes.

Consulta aquí los planes de servicio de Vendiendo.co Software POS

Ven y consúltanos por nuestro Software POS, podrás aprovechar todas las ventajas que te da nuestro sistema y periféricos asociados. Distribuimos para Bogotá y toda Colombia.

Facturacion POS touch
Software POS Vendiendo.co

El siguiente video te ilustrará sobre las principales sistemas de Vendiendo.co Software POS, para que veas lo sencillo de operar y las fabulosas opciones que ofrece a tu negocio:


Te invitamos a conocer nuestro Software POS en la nube Vendiendo.co, contáctanos al Whatsapp +573014835304

4 comentarios

  1. Buenas tardes señor Germán, sí señor, Vendiendo.co ofrece capacitaciones remotas para poder ingresar el inventario inicial y operar completamente el sistema.

  2. Ofrecen capacitaciones o algún tipo de información detallada sobre la instalación.

  3. hola una consulta puede ser que no coinsida en mi tiket de compre
    la hora exacta en la cual hice la compra???…ejemplo……23.15 hice la operacion y me figura 22.57..gracias.

Dejar una contestacion

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *