TRELLO: Mejorar la productividad de tu tiempo y de tu negocio

Si queremos mejorar nuestra productividad, ya sea en nuestro trabajo o en cualquier otra actividad que desempeñemos, la gestión de nuestro tiempo es primordial para hacer las cosas en su tiempo justo, no olvidar tareas relevantes, darle prioridad a aquellas que deben ser ejecutadas con celeridad, permitir la colaboración de otras personas en nuestros proyectos, gestionando sus recursos, llevando una trazabilidad de lo que se desea hacer, cuándo se debe realizar, cuándo se termina, y quién es el encargado de dicha tarea.

Agendamiento manual
Agendamiento manual

Para la gestión de nuestro tiempo, es muy normal llevar una agenda diaria de actividades, reuniones, tareas por realizar, ya sea para tu empresa, o simplemente para asuntos personales. Sin embargo, poder realizar las actividades en el plazo deseado, recordarlas a tiempo, evitar cruzar reuniones con otros eventos, compartir tareas pendientes con otras personas, o llevar una bitácora de las acciones tomadas en ellas; se pueden volver aspectos casi imposibles de llevar y controlar mediante un agendamiento manual.

Es así como gracias a la tecnología informática, podemos contar con varias herramientas, que nos permiten organizar, controlar, priorizar y recordar tantas actividades que tenemos a diario. El día de hoy vamos a hablar de una herramienta diseñada principalmente para la gestión de tareas llamada Trello.

Trello es un sistema en la nube con funciones gratuitas muy completas, y una versión paga con funciones avanzadas, principalmente para la gestión de tareas y actividades. Cuenta con una versión web y una aplicación móvil muy práctica para la gestión de tareas.

Trello gestión de tareas
Trello gestión de tareas
Trello main app
App Trello

En el siguiente enlace encontrarás todos los pasos cómo inscribirte a Trello:

Unéte al sistema por la web >>

O a la aplicación Android >>

O a la aplicación iOS >>

Jerarquía de trabajo en Trello

Esta plataforma organiza la información bajo la siguiente jerarquía:

jerarquia trello
Jerarquía Trello

Este es un ejemplo de la jerarquía de Trello:

Ejemplo jerarquía Trello
Ejemplo jerarquía Trello

Para entender la finalidad de la categorización usada en Trello, iniciemos de abajo hacia arriba con su descripción:

a) Tarjetas

Tarjeta Trello
Tarjeta Trello

Las tarjetas son entidades que pueden describir tareas, citas, reuniones, recordatorios o referencias a información. Una tarjeta en Trello contiene:

  • Un título de la tarjeta
  • Una descripción más detallada del propósito del elemento.
  • Puede tener una limitación en el tiempo, con una fecha de inicio y una fecha de finalización.
  • También pueden contener un checklist de acciones o actividades, que se deben cumplir para completar la tarjeta.
  • Una tarjeta se puede asociar a uno o más colaboradores, como responsables de ella.
  • Pueden contener archivos anexos que tengan relación con ellas.
  • A la tarjeta se le puede poner una etiqueta con un color y un título, para darles más visibilidad o prioridad.
  • También tiene un log de acciones que se toman sobre la tarjeta, que pueden dar cuenta de lo que los responsables de dicha tarjeta, han hecho con relación a su ejecución.

Aunque las tarjetas funcionan efectivamente para la gestión de tareas, también pueden ser usadas para guardar información que se quiera compartir, o para llevar un registro de notas, sobre una actividad que se está llevando a cabo. Por ejemplo, podríamos tener un listado de documentos que son necesarios para completar un plan de negocios.

b) Lista de Tarjetas

Lista de tarjetas Trello
Lista de tarjetas Trello

Luego de crear una tarjeta, ésta se lleva a una lista, esta agrupación permite poner juntas varias tarjetas con algo en común, por ejemplo podemos tener una lista llamada «Tareas a realizar», donde ponemos las actividades planeadas en un proyecto, o por ejemplo una lista llamada «En Investigación», donde ubicamos los temas que están en un proceso de exploración.

Las tarjetas pueden cambiar de una lista a otra fácilmente, por ejemplo si tenemos una actividad en la lista de «Pendientes», podemos moverla a otra lista llamada «En proceso», cuando ya la tarea empiece a ejecutarse. La tarjeta puede moverse también de arriba a abajo, para darle más visibilidad dentro de la lista.

Movimiento de tareas entre listas
Movimiento de tareas entre listas

c) Tableros

Tableros Trello
Tableros Trello

Luego tenemos los tableros, que agrupan varias listas de tarjetas. Estas listas deben tener una característica en común, por ejemplo, pertenecer a un mismo proyecto, a un diseño, a un planeamiento semanal de enseñanza, a un plan para aprender un idioma, a un plan de negocio, a la creación de un modelo canvas, etc.

Un ejemplo de un tablero para gestión de proyectos puede ser como éste:

Gestión de Proyectos Trello
Gestión de Proyectos

Este es otro ejemplo de como usar un tablero como un CRM, para gestionar el relacionamiento con clientes nuevos y existentes, los contactos con los clientes, las reuniones programadas, las propuestas ganadas y perdidas, los contactos frecuentes y fallidos, etc:

Tablero CRM
Tablero CRM

A un tablero se pueden invitar varias personas que ya están registradas en Trello. De este modo las personas involucradas en este proyecto, pueden ver las listas registradas en dicho tablero.

Esto es muy importante, para cuando hay varias personas que participan conjuntamente para un mismo fin, porque pueden ver todas las actividades que se planean o se desarrollan, cuáles tienen asignadas, y así tener un panorama más amplio de cómo va el proyecto.

d. Espacios de Trabajo

Espacios de trabajo Trello
Espacios de trabajo Trello

Y finalmente en Trello contamos con Espacios de Trabajo, que agrupan varios tableros que tienen algún tipo de relación. Por ejemplo podemos tener en un mismo espacio de trabajo, los proyectos que estamos liderando en nuestra empresa. Otro espacio de trabajo pueden ser sobre proyectos personales, etc.

Plantillas en Trello

La comunidad de participantes de Trello, pone a disposición de todos los usuarios, diferentes plantillas de tableros, relacionados con diferentes temas, que traen ejemplos de listas de tarjetas sugeridos, que son valiosos para conocer como llevan el control otros grupos de trabajo, que pueden tener mayor experiencia o mejores prácticas en dichos temas.

En Trello encontramos plantillas para: Negocio, diseño, educación, ingeniería, marketing, RRHH, temas personales, productividad, gestión de productos, gestión de proyectos, trabajo a distancia, ventas, asistencia y gestión de equipos.

Este es un ejemplo de una plantilla de Trello para un plan de mercadeo:

Plantilla Plan de Marketing
Plantilla Plan de Marketing

Alertas Trello

Cuando las tarjetas tienen una fecha de finalización, Trello nos envía una notificación via email o al dispositivo móvil, sobre un evento con vencimiento. También se muestran alertas listadas en el ícono de la campanita, en el extremo superior derecho de la página web o en la aplicación móvil.

Alertas Trello
Alertas Trello

Automatización en Trello

Automatización Trello
Automatización Trello

En un ambiente de trabajo con varios proyectos ejecutándose a la vez, con muchas personas involucradas, se puede requerir de usar reglas de automatización en Trello, que puedan ejecutar una serie de acciones, frente a la ocurrencia de un evento de una tarjeta. Las siguientes son las opciones que ofrece Trello para automatizar un flujo de trabajo o un evento:

a) Reglas

Una regla permite reconocer un evento, para realizar una acción cuando éste ocurre. Por ejemplo cuando una tarjeta se mueve a la lista «terminadas», poner automáticamente la fecha de vencimiento como completada , y al mismo tiempo remover todos los miembros de dicha tarjeta.

b) Botón de tarjeta

Son botones que aparecen en la parte superior de las tarjetas del tablero, que realizan una acción predeterminada. Por ejemplo se puede poner un botón llamado «asignarme», que agrega a la tarea a la persona que lo presiona, pone en color amarillo su etiqueta, y agrega una lista de chequeo llamada «por hacer».

c) Botón de tablero

Es un botón que se se pone en un tablero, para ejecutar una acción específica sobre dicho esquema. Por ejemplo se puede crear un botón llamado «priorizar», para que al presionarlo, se organicen las tarjetas de la lista «en proceso», por el campo «prioridad» de mayor a menor.

d) Comando programados

Trello pone a disposición la opción de programar comandos recurrentes, que se ejecutan por ejemplo un día a la semana, a una misma hora. Por ejemplo, se puede crear un comando, que todos los miércoles a las 10:00 am, cree una tarjeta llamada «Reunión de planeación», que se ubique en una lista llamada «por hacer», y se asigna a la persona @juliosanchez a dicha tarjeta.

e) Fecha de vencimiento

Esta automatización se realiza cuando una tarjeta tiene una fecha de vencimiento. Así pues, puede ejecutar una acción al momento de vencerse, o en un tiempo antes que finalice. Por ejemplo se puede programar que el domingo, anterior a la fecha de vencimiento de una tarjeta, ésta sea movida al final de la lista «Esta semana». O por ejemplo que cuando una tarjeta esté vencida, ponerle una etiqueta roja y en el tope de una lista llamada «para hacer».

PowerApps en Trello

Trello cuenta con varios plugins que potencian sus funciones básicas, ilimitados para todos los usuarios. Estos plugins permiten agregar funciones como la generación de reportes, o integrarse con aplicaciones de terceros para la gestión de personas y el flujo de trabajo, para crear tarjetas a partir del email, para mostrar los calendarios en Google Calendar o Microsoft Teams, o para tener acceso a archivos de Google Drive en Trello, para hacer votaciones desde las tarjetas, y en fin, cientos de plugins que facilitan los procesos de varias áreas de la productividad, la educación, los negocios, los recursos humanos, etc.

PowerApps Trello
PowerApps Trello

Trello Gratuito vs Pago

Para un plan de trabajo liviano, las funciones disponibles en la versión gratuita de Trello son suficientes. Sin embargo cuando se manejan muchos proyectos, muchas personas o flujos de trabajo, entonces se hace necesario hacer uso de las versiones pagas de Trello.

En la siguiente imagen se muestran las funciones en cada una de las versiones disponibles, y sus precios al 7 de febrero de 2022:

Planes Trello
Planes Trello

En conclusión, Trello es una herramienta poderosa para la organización de nuestras ideas y actividades, para llevarlas con nosotros a cualquier parte, facilitando el trabajo remoto, con la consecuente colaboración de nuestro equipo de trabajo, y así llevar a buen término cada uno de nuestros proyectos.

Ya es hora de dejar de programar nuestras actividades manualmente, gracias a flexibilidad de las tecnologías digitales, estas plataformas tienen la capacidad de hacernos menos tediosa la planeación de nuestras tareas y reuniones, registrar ideas, crear planes de negocio o marketing, llevar un control y rastreo de lo que tenemos pendiente por hacer o lo que ya hicimos, etc. Aprovechando estas nuevas capacidades, podremos lograr manejar mejor nuestro tiempo, mejorar nuestra productividad, y así poder contar con más tiempo libre para actividades que liberen nuestra mente creativa.

Este artículo hace parte del sistema de divulgación de conocimiento de Vendiendo.co.

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